Açık Sınıf’ta ilk ders: Etkinlik Yönetimi…

geçen ay el sıkıştığım ve eğitimcileri arasında listelendiğim Açık Sınıf‘ta ilk dersim, #EtkinlikYönetimi. Profesyoneller kadar üniversiteye devam edenlerin de rahatlıkla katılabileceği 2 günlük benzersiz bir eğitim programı…
Bu eğitim ile katılımcılar; yaşamın her alanında iyi ve doğru iletişim kurmanın, yenilikçi düşünmenin, sorunların üstesinden gelmenin, dışa dönük olmanın, kendi kendine yetmenin, becerilerini geliştirme ve mükemmel bir esnekliğe sahip olmanın önemini keşfedecekler. Bu sayede pek çok kapının açıldığını görecek, güçlü bir kişilik edinme yolunda ilerleyebilecekler.

today is THE DAY for ROTU

ROTU – Rhythm of the Universe will be face of the Outside the Box Festival will will be held July 13-20, 2013 in Boston and please note that the festival will be launched today with a press conference…

5N1K ile Etkinlik Yönetimi | Event Management via 5N1K

kitabım bugün tam bir aylık oldu… yazıldı, okundu, basıldı ve sizlere ulaştı. bir kaç sözcükle anlatılabilecek kadar sade ama yaşanırken ve özellikle de bir sonraki aşamaya geçiş beklenirken de bir o kadar sancılı bir süreç. ilgi, umduğumdan büyük, satış da beklediğimden yüksek. önümüzdeki aylarda yeni baskı olacak gibi… 🙂
facebook sayfamızdaki göstergelere göre; kitabın varlığından haberdar olan olan sizler ve sizlerin dostları ile 66 bini aşan bir topluluk söz konusu. müthiş bir sayı bu. aynı sayfadan anladığım kadarı ile genel bir beğeni de söz konusu. bu beğeni sadece tıklamalardan ibaret de değil üstelik, eski usül “sevgili hakan” diye başlayan mesajların içinde, hem de satırlar boyunca…
sağolun;
– sağolun emeğe saygı duyup satın aldığınız için…
– sağolun zaman ayırıp okuduğunuz için…
– sağolun düşündüklerinizi paylaştığınız için…
her biriniz ile kahve içip sohbet etmiş gibiyim. “bir kahvenin 40 yıl hatırı vardır” derler, katkılarınız ile sizin de ben de 40 yıl hatırı var artık.
bir eksiğimiz kahve idi, o da burada hazır işte…

Eksiksiz olmuyor (mu?)

yaşamım boyunca hep eksikliklerle uğraştım…
çocuktum ufacıktım, boyu sıraya ancak yeten bir küçük çocuktum, eksik bilgilerim yüzünden eksik kalan notlarım ile boğuştum. sonra büyüdüm, ama yine eksiklerim yüzünden okulun “en gözde delikanlısı” olma fırsatı kaçırdım. ama ne notlarımın eksikliği, ne de kerşı cinsin ilgisinin eksikliği beni üzmedi, kendi kendime “nasıl olsa ileride olur” dedim…
ilk işime başladığımda bir çelimsiz çocuktum, nasıl olmayayım henüz 12-13 yaşlarındaydım, ilkokul bitmiş ve anadolu lisesi’nin hazırlık sınıfını tamamlamıştım. bu işim bir antika eşya satışı yapılan bir dükkandı, iyi bir oteldeydi. mesai ilk grupların check-out yaptığı 06:00’da başlar, yemeklerini yiyen otel misafirlerinin yatmadan önce lobby’de dolaştığı 23:00 sonrası biterdi. düzeni aksatmazdım ama içten içe farkındaydım ve kendi kendime “bu tempoya ne gücüm, ne de enerjim yeter” derdim…
üniversite sınavına girdiğim yıl, ilk kez iki basamaklı sınav uygulaması ile karşılaştım. yaşım eksik kaldığı için benden öncekilerin bir kez yaşadığı stres, benim karşıma tam iki kez çıktı. her iki sınavı da başardım ama notlarım eksik kaldığı için, çok heves ettiğim izmir yerine istanbul’u kazandım. ne yaşımın eksikliği, ne de aldığım notun eksikliği beni yıpratmadı, kendi kendime “nasıl olsa ileride telafi eder, tadını çıkarırım” dedim…
istanbul ün,versitesi, iktisat fakültesi’ndeki lisans eğitimim bitip uluslararası ilişkilerbölümü’nden mezun olduğumuzda, tüm dönem arkadaşımlarım ile birlikte double major-çift ana dal yaptığımızı da tesadüfen öğrendim. sonrasında yüksek lisans yapayım istedim, notlarım tuttu ama ilk yılın sonundaki günler ve geceler boyunca hazırlandığım ilk final sınavında “kapitalizmin şartları” sorulunca sabrım eksik kaldı. kağıdımı verdim, “yüksek lisans yapan birine lisans birinci sınıf vizesindeki soru sorulmaz” deyip çıktım. zaman içinde sildim attım kafamdan ama eksikliğini uzunca bir süre “çok derinden” hissettim, hatta eğitim durumumu soranlara bir kaç kez yüksek sesle “yüksek lisanstan terk” dedim…
okulu milattan öncede bırakınca kendimi bulunmaz hint patiskası gibi hissettim, pek bi’önem verdiğim iş dünyama kendimi maksimum kaptırdığım yıllarda hep zamanımın ne kadar eksik kaldığından yakındım. günde 8 saat çalışanlara bakıp, samimiyetle kendi geleceklerinden çaldıklarını düşündüm. inanılmaz ama yıllarca “en az 16 saat çalışmak gerek” türküsünü söyledim. zaman içinde bunun da yanlış ve eksik olduğunun farkına vardım, kendi kendime gizlice itiraf ettim…
arkadaşlarım, akranlarım 10-12 saat uyurken, hatta haftasonlarında bu süreyi 16-18 saate çıkarırken yine 5-6 saatlik uykum ile onlardan eksik kaldım. fazla uykunun zararları konusunda doktora yapacak kadar bilgi edindim ama bir de bakmışım ki bol uykuyu sevenler için gecemi gündüzüme katmışım yıllarca. bu kadarı da fazlaydı, kendi kendime “pes” dedim…
hem okudum, hem çalıştım. zaman kıttı. iktisat fakültesi’nin uluslararası ilişkiler bölümü’nde okurken sırası ile önce türk haberler ajansı’nda, sonrasında da nokta dergisinde çalıştım. zaman yetmiyordu. türk haberler ajansı’ndaki işim, şirket hiyerarşisi içinde office-boy’un altındaydı, onun bastığı haber bültenlerini sokakta kapı kapı dolaşıp dağıtırdım. zaman hep eksik kalırdı. nokta büyük fırsattı genç bir delikanlı için ama zamanım yetmezdi, gece yarısından önce çıkamazdım ercan arıklı’nın yönettiği nokta dergisi binasından. bana göre herşey doğruydu ama bir şey, hatta bir çok şey eksikti. en çok da yol kenarındaki bir cafe’de içilen kahve keyfi eksikti. bunları düşündüğümde kendi kendime, “şımarma” derdim ama bu eksik, sonraki yıllarda bile içime dert olmaya devam etti…
ilk genel müdür yardımcısı ünvanımı aldığımda ayaklarımı yerden kesmişti, “fazlasıyla hak ettiğim” söylendi. “madem hak ettim, neden fazlası değil” demek aklıma bile gelmedi.
geçen binyılda, yabancı ortağı olmayan ve üstüne üstlük hizmet sektöründe olan bir şirketin cirosunun milyon doları aşması pek alışılmış bir durum değildi. bir değil tam beş milyon dolar eşiğinin aşılmasında kilit rol oynadım. geçtim beş bin liralık primi, beş saniye ayrılıp da “teşekkür ederiz” bile denmedi. “hevesim kursağımda kaldı” demiyeyim ama içimde bir kez daha büyük bir şey eksik kaldı…
20’li yaşlar, 30’lu yaşlar, 40’lı yaşlar hızla geçti… hiç bir eksiğim yok, her yaşın hakkı tamam diyordum. üstlendiğim her işin hakkını verdim diyordum. başımı kaldırınca ve farklı bir açıdan bakınca epeyce eksiğim olduğunu fark ettim, içim burkuldu. daha önce de olduğu gibi kendi kendime kızdım, kocaman bir “pes” dedim…
bugün-yarın 50 olacağım…
daha sonra 60, olur mu olmaz mı bilmiyorum…
40 küsur yıl insanı yoruyor, 50’lerde bunu telafi edecek güç olacak mı bilmiyorum…
birinci bahar’dan kimse bahsetmiyor ama ikinci bahar dillere pelesenk. gülüp geçiyorum kendi kendime, “hayırlısı” diye ağzımda geveliyorum. insan ister hiç bir şeyin eksik olmadığı anları, hatta uzunca bir zamanı ve mümkünse de yılları. bazen oluyor, bazen olmuyor ama bir şeyler hep eksik kalıyor.
60’lar yeni bir şeyler getirir de eksikleri giderir mi hakikaten kestiremiyorum. kimi çağdaşlarım 70’lerinden, 80’lerinden bahsediyor. planlarını anlatıyor. daha eğitimi süren çocuklarından bekledikleri torunlardan söz ediyorlar. yolları açık olsun. gönüllerine yakıştırdıkları, gerçekleri olsun elbette. kendi adıma, kendi payıma bu konuda da eksik olduğumun altını çizmeliyim. takvim yapraklarımın eksik olmasında değil sorun, daha derinde… bir başka eksik’te…
zaman eksik…
mekan eksik…
sağlık eksik…
huzur eksik…
bilgi eksik…
para eksik…
özetle ağız tadı eksik…
bu yazıyı yazarken, eksikleri sıralayıp “nasıl gideririm” sorusuna yanıt aramaktı niyetim. sanırım bu da bir başka eksik oldu…
şu eksikler bir bitse… yaşamın bir döneminde de eksik’ler ile uğraşmasam…
öyle bir zaman geldiğinde o kadar mutlu olacağım ki, geride kalan kimi eksikleri bile görmeyeceğim, görmezden geleceğim…
dilerim öyle bir zaman vardır, dilerim o dönem gelsin…
“eksiksizlik, ütopyadır” mı dedi biri uzaktan…
çeneni kapat arkadaş, bir ümidim var onu da tüketme bari…
belki vardır…
bakın bu bir fincan kahvenin hiç bir eksiği yok…

görünüm mükemmel, tadı yerinde, sıcaklığı kıvamında, üstelik de durduğu yerde başlı başına bir mutluluk kaynağı…
kahve de özlenir mi, özlenirmiş… can çeker mi, hem de çok fena çekermiş…

SÖZ UÇAR, YAZI KALIR 8

Bu yazının aslı, Haziran 2009 tarihli MediaCat dergisinin Event özel ekinde yayınlandı…

“Planlaması ve operasyon yönetimi ‘doğru’ yapılırsa; etkinlik, her marka için ‘aspirin’ gibidir…”

Profesyonel yaşamında 25 yılı geride bırakan ve bu dönem içinde sayısız ‘ilk’e imza atan Hakan Türkkuşu, etkinlik yönetimi konusunda özellikle son 10 yılda büyük ilerleme kaydedildiğini söylüyor. Mesleki yapılanma yolunda büyük bir adım atılması için zamanın geldiğine işaret eden Türkkuşu, örgütlenme eksiğinin aşılması ile bu endüstrideki gelişmenin daha da hız kazanacağını savunuyor.

Pazarlama ve iletişim alanlarında yenilik arayışını sürdüren iş dünyası, etkinlik konusunda her geçen gün daha fazla ilgi gösteriyor. Gerek pazarlama stratejisi ve gerekse yeni medya denildiğinde öne çıkan yenilikçi etkinlik anlayışı sayesinde de hedeflenen kesimler ile ürün ve/veya hizmetin buluşması, tanışması, kaynaşması bir başka güç ile pekişiyor. Bu amaca uygun tasarlanan etkinlikler ile günün sonunda marka kazançlı çıkarken, ekonomi de payına düşeni alıyor. Etkinlik düzenleyen marka, ait olduğu şirketin yanı sıra bulunduğu sektör içinde de artı değer üretiyor, yeni pazarlara kapı açıyor. Kısaca mevcut pazarın baş ağrısına sebep olduğu durumlarda ve dönemlerde, düzenlenecek etkinlikler markaların sıkıntısına çare olabiliyor.

Çalışmalarını, kurduğu etkinlik yönetimi şirketi EMT ile sürdüren ve zaman içinde şirketler topluluğu oluşturan Hakan Türkkuşu “planlaması ve operasyon yönetimi doğru yapılırsa etkinlik, her marka için aspirin gibidir” diyor.

Bu yaklaşımı ortaya atan Türkkuşu, etkinlik yönetimi konusunda 25 yılı geride bırakan bir profesyonel. Farklı sektörlerden sayısı bini aşan marka adına pazarlama iletişiminden medya ilişkilerine uzanan geniş bir yelpazede 12 binden fazla çalışmada katkısı olan bir rekortmen. Outdoor sporlar ve müzik festivalleri denilince akla gelen ilk isimlerden biri. Türkiye’deki ilk stadyum konseri, Türkiye’de a’dan z’ye tasarlanan ilk road-show, 10 yıl emek verdiği Camel Trophy’de uluslararası elemelere Türkiye’nin 2 kez evsahibi olan tek ülke olması, Kazakistan’ın ilk rafting milli takımı seçmeleri, Türkiye’de ilk kez düzenlenen açıkdeniz sürat teknesi yarışı olan Class 1, New York Borsası’nda işlem gören ilk Türk şirketi için Wall Street’te sokak etkinlikleri, Türkiye’de ilk Formula 1 naklen yayını ve ülkemizin ilk evsahipliği, Türkiye ile Yunanistan arasındaki ilk Deniz Maratonu, Türkiye’nin evsahipliği yaptığı tek Eurovision Şarkı Yarışması, Türkiye’nin en büyük müzik festivali ve gençlik etkinliği gibi sayısız ilk’te imzası olan bir duayen.

“MARKANIN BAŞINI AĞRITMAYA HAKKIMIZ YOK…”

Bugün ürün ya da hizmetin pazara sunulması, tanıtımı ve tutundurulması için başta etkinlik planlaması ve operasyon yönetimi olmak üzere medya ilişkilerinden tanıtım etkinliklerine, ürün kanal programlarından incentive seyahatlere, coach’luktan motivasyona, eğlence ve eğitimin biraraya getirildiği edutainment etkinliklerinden ölçüm ve analize uzanan geniş bir yelpazede hizmet sunan Hakan Türkkuşu, bu konuda marka adına karar verenlerin çok dikkatli olması gerektiğine işaret ediyor ve ekliyor; “Seçilen etkinlik şirketinin yetersizliği durumunda o markanın da tercihi yapanların da başı daha fazla ağrır”.

Etkinlik yönetimi konusu, günümüzde saha yönetimi, teknik ekipman, turizm, matbaa ve dijital dünya, gıda ve catering, mimarlık ve dekorasyon, lojistik, insan kaynakları yönetimi, eğitim, grafik tasarım, medya ilişkileri ve yayın teknolojisi, veri tabanı ve bilgi yönetimi, tekstil ve moda, fotoğraf ve film çekimi, telif ve patent, ulaştırma, sigorta ve sağlık, finans ve muhasebe gibi konularda bilgili olmayı, en azından fikir sahibi olmayı gerektiriyor. Bu listeye mühendislik, meteoroloji, hukuk ve coğrafi bilgi sistemleri gibi diğer konuların da eklenmesi mümkün.

Konularında uzman ve yeterli üçüncü partiler ile çalışmak bir yere kadar güvence oluyor ancak doğru bir planlama ve iş akışı koordinasyonu her zaman Etkinlik Yönetimi şirketinin sorumluluğunda bulunuyor. “Ben etkinlik yaparım” diyenin de, etkinlik şirketine karar verecek olanın da bu konuları göz önünde bulundurması gerekiyor.

SEKTÖRDE STANDART VAR AMA “DİKKATE ALAN AZ”

Etkinlik yönetimi konusunu çok disiplinli bir çalışma ortamı ve pek çok sektör ile iç içe olan bir endüstri olarak tarif eden Hakan Türkkuşu, “stantdart var mı?” sorumuza “var” diyor ve gerektiği kadar önemsenmediğinin altını çizip, örnekleri sıralıyor. “Çadır ve gölgelik için kullanılan malzemenin alev almaz özellikte olup olmadığı yeterince önemsenmiyor. Başlı başına mühendislik konusu olan elektrik dağıtımı ve kullanımı konusunda sıklıkla eklektik çözümlere gidiliyor. Kurulan tribün ya da podyuma binecek yükün hesabı gereken titizlikle yapılmıyor. Gazete ve televizyon haberlerinden zaman zaman can kaybına da neden olan bu türden istenmeyen durumların olduğunu öğreniyoruz.”

İşverenin etkinlik için öngördüğü bütçeye sadık kalma gayreti ile karar verdiğini ve bunda “haklı” olduğunu belirtiyor Hakan Türkkuşu. “Bütçe belirlenirken o etkinliğin gerektirdiği detaylar gözönünde bulundurulduysa sorun yok” diyor, ama bu konuda en küçük bir eksik varsa bile konusunda bilgili olan tedarikçinin önerilerine kulak vermek gerektiğini söylüyor. Teklifleri sadece birim fiyat veya toplam tutar üzerinden değerlendirmenin eksik olacağını ve bu alışkanlığından vazgeçilerek, talep edilen hizmet veya ürün ile ilgili kısa açıklamaların da karar aşamasında gözönünde bulundurulmasının herkese yarar sağlayacağının altını çiziyor. İşveren tarafında ve tedarikçi konumunda olan gerçek profesyonellerin bu konuya gereken titizliği gösterdiği kanaatinde olan Türkkuşu, “varsa eksikliği ortadan kaldırmak teklif veren Etkinlik Yönetimi şirketine düşer” diyor.

ENDÜSTRİ YAPILACAK YATIRIMI GERİ ÖDEYECEK GÜÇTE…

Etkinlik yönetimi alanı ile içiçe olan sektörlerdeki şirketlerin büyük bölümü, yeni yatırım için özsermayesi ya da tüketici kredisi ile sınırlı olanaklara sahip. Doğru değerlendirme sonrasında satın alınan ekipman, makul bir süre içinde kendini amorti ediyor, hesabını iyi yapan işletmeye de kazanç sağlıyor. Ancak daha büyük yatırımlar söz konusu olduğunda, sektör henüz merdivenin ilk basamaklarında. Bugün uluslararası etkinliklere evsahipliği konusunda varını yoğunu ortaya koyan İstanbul, 40-50 bin katılımcı ile gerçekleştirilecek etkinliklerde zorlanıyor. Mekan sıkıntısı ve ulaşım sorunu, İstanbul’un uluslararası kitle etkinlikleri için önünde başlı başına engel oluşturuyor.

“İlk Rock’n Coke öncesinde Hazerfan Havaalanı’nın etkinliğe uygun hale getirilmesi 3-4 ay zaman almıştı” diyor Hakan Türkkuşu, başarının özveri ile çalışan ekibe ve projeyi destekleyen Coca Cola’ya ait olduğunu söylüyor. Ardından kalıcı bir festival alanı projesi daha üstlenen ve 6 ay içinde tamamladığı 240 bin metrekarelik İstanbul Festival Vadisi’nde zorlandıklarını itiraf ediyor ve “her iki projeden de en kazançlı çıkan İstanbul oldu” diyor.

Çok sayıda insanın eğlenip hoş vakit geçireceği, dünya starlarını dinleyip gösterilerini izleyeceği bu tür yatırımların, dünyadaki pek çok örnekte olduğu gibi yatırımcısına geri ödemeyi yapacağını düşünüyor.

VİZYON + MİSYON = BÜYÜK HEDEF

Yapılanma konusuna sıra geldiğinde, TOBB ve devamında İTO başta olmak üzere tüm ticaret odalarında Avrupa Topluluğu ile uyum çalışmaları kapsamında iş kollarına ilişkin sınıflama ve tanımlamaların yenilendiğine, kısa adı NACE olan ve bugün yürürlükteki NACE Rev.2 (Ekonomik Faaliyetlerin İstatistiki Sınıflaması) uygulamasının önemine dikkat çekiyor. Tedarikçi tercihi yapılırken NACE Rev.2 kodlarına bakılması halinde o firmanın esas faaliyet alanının çok daha açık bir şekilde görüleceğini belirtiyor ve işverenin konuya eğilmesi ile “her işi yaparım” anlayışına sahip tedarikçilerin de zaman içinde azalacağına işaret ediyor.

Etkinlik Yönetimi alanında gençlere ‘doğru olanı öğrenmeleri’ için her zaman olanak tanımayı amaçlayan Hakan Türkkuşu, açılımı Event Management Team olan EMT ile ‘bir yerde’ okul olmanın peşinde. Hem projelerde görev alan gönüllüler için, hem de işe yeni başlayan full-time’lar için EMBOK (Event Management Body of Knowledge) yaklaşımı ile hazırladığı eğitim ve oryantasyon programları ile bu konuda başı çekenlerden.

“Endüstrinin geleceğini sağlam temeller üzerinde görmek istiyorsak hepimiz bu konuda özveride bulunmalıyız, bildiğimiz doğruları elimizden geldiği kadar bizden sonrakilere aktarmalıyız” diyor. Bu konuda profesyonellerin kişisel çabaları ile şirketlerin ayırdığı kaynakların sınırlı olmasını ise çözümü gereken bir konu olarak değerlendiriyor. Mesleki yapılanmanın bu yolda önemli bir adım olacağını düşünüyor ve “zamanı geldi zaten” diyor.

REKLAM ÖLÇÜLÜYOR DA ETKİNLİK NEDEN ÖLÇÜLMÜYOR?

İşverenin işi verirken, markasını ve itibarını da bir süre için de olsa etkinliği yapan şirkete emanet ettiği gerçeğinin unutulmaması gerektiğini hatırlatan Hakan Türkkuşu, “en azından o konuda ne kadar yetkin oldukları bir değil, iki kez sorgulanmalı” diyor. Her alanda olduğu gibi referans listelerinin bir gösterge olduğunu kabul ediyor ancak zaman zaman maksadı aşan listelere karşı da dikkatli olunması gerektiğini vurguluyor.

Şirketlerin tercih öncesinde hizmet alacakları kuruluşları nasıl ince eleyip sık dokudukları konusunda dünyanın benimsediği yöntemler olduğunu, bu konuda hazırlanan check-list ve benzeri dokümanlara internet üzerinden kolaylıkla erişilebileceğine işaret ediyor. Uzun bir referans listesi ya da şık bir ofisin işverenin tedarikçi tercih kararında belirleyici olmaması gerektiğini, performansına ilişkin farklı değerlendirme kriterlerinin de göz önünde tutulması gerektiğine dikkat çekiyor.

“Eğitim veriliyor sınav ile ölçülüyor, muhasebe tutuluyor vergi ile ölçülüyor, yeni bir ürün piyasaya veriliyor satış ile ölçülüyor, ülkelerin bile ekonomik performansları verilen kredi notları ile ölçülüyor” sözleri ile devam eden Hakan Türkkuşu yapılan reklamın da çeşitli yöntemlerle ölçüldüğünü, erişim maliyetinin hesaplandığını ve elde edilen verilerin sonraki dönemlerde yapılması planlanan kampanyalara ışık tuttuğunu hatırlatıyor. “İşini doğru yaptığına inanan, ölçümün önemine de inanmalı. İşveren ise ROO (return on objectives) ve ROI (return on investment) gibi yöntemler ile gerçekleştirilen etkinliğinin ölçümünü talep etme kültürünü bugünden yerleştirmeye başlamalı” diyor.

SÖZ UÇAR, YAZI KALIR 7

Bu yazının aslı, Ekim 2009 tarihli MediaCat dergisinin Event özel ekinde yayınlandı…

“Etkinliklerin nitelik ve niceliği değişse bile, ölçümlenmesi gerektiği gerçeği değişmez!..”

Sayısız ilk’e imza attığı profesyonel yaşamında 25 yılı geride bırakan Hakan Türkkuşu, gerçekleştirilen her özel etkinlikliğin ölçümlenmesi konusunda “olmazsa olmaz” diyenlerden… Marka’nın amacına ve hedefine göre tasarlanan, planlanan ve düzenlenen özel etkinliklerin ‘fayda’ odaklı olduğunun zaman zaman göz ardı edildiğini hatırlatan Türkkuşu, “bu yüzden hem marka, hem de firma ve belki de sektör için ortaya konulabilecek pek çok artı değer yitirilebiliyor” sözleri ile ölçümleme konusuna önem verilmesi gerektiğini savunuyor.

MediaCat Event Marketing Özel Eki’ne konuk olan ve etkinlik yönetimi konusundaki görüşlerini “planlaması ve operasyon yönetimi doğru yapılırsa, her marka için aspirin gibidir” diyen Hakan Türkkuşu, bu kez de madalyonun diğer tarafını çeviriyor. Markanın amacı ve hedefi doğrultusunda tasarlanan, planlanan ve gerçekleştirilen her etkinliğin madalyonun bir tarafı olduğunu, ancak yapılanların ölçümlenmesinin de madalyonun diğer tarafı olduğunun göz ardı edilmemesi gerektiğini belirtiyor.

“BÜTÇE, HER PROFESYONELİN SINIRLARINI ZORLAR…”

Nitelik ve nicelik açısından çok farklı seviyelerde etkinliklere gerek duyulan günümüz iş dünyasında, “yapılan iş küçük, ölçümlenmeye gerek yok” demeyeceğinin altını çiziyor ve işin küçük bütçeli ya da büyük bütçeli olmasının ölçümlenmesi gerektiği gerçeğini değiştirmediğini belirtiyor. “Her marka yaptığı işin ne kadar doğru, ne kadar tutarlı, amacına ne kadar uygun, hedefine ne kadar denk olduğunu bilmek ister” sözleri ile konuşmasına devam eden Hakan Türkkuşu, etkinlik yönetimi profesyonellerinin hizmet verdiği marka için bilgi üretme misyonu da taşıdığının altını çiziyor. “Bilgi üretme süreci içinde düzenlenen o etkinliğe kaç kişinin katıldığı, kim oldukları ve erişim bilgileri küçük bir  başlangıçtır. O etkinliğin gerçekleştirilebilmesi için marka’nın seferber ettiği insan dahil tüm kaynakların değeri ile katılan her kişi için yapılan yatırımın bir değerinin olduğu göz önünde bulundurulmalıdır” sözlerini, katılımcılardan beklenenler ile bunların kabul edilebilir bir süre içinde dönüp dönmediğinin değerlendirilmesi ise işin ölçümlenmesi etkinlik yönetiminin bir başka boyutudur diyerek tamamlıyor.

Etkinlik planlaması ve yönetimi için kurduğuEMTile pek çok ilk’e imza atan Türkkuşu, verilen hizmetin eksiksiz olabilmesi için bir pek çok bileşenin göz önünde tutulması ve belli bir disiplin içinde ele alınmasından yana. Bu düşüncesini de “satın alma ve bütçe ne kadar önemliyse, etkinlik sonrasında ne yaptık ve ne elde ettik sorularına yanıt verilmesi de o kadar önemli” diyerek pekiştiriyor.

Bu açıdan bakıldığında bütçe yönetmenin zorluğuna ve kimi durumlarda kişinin sınırlarını zorladığına işaret edip, “büyük bütçeler söz konusu olduğunda profesyonellerin de sınırları zorlanabilir, bu tür etkinlerin ardından ROI (return on investment) anlayışı ile hazırlanacak rapor, konuya çok daha fazla hakim olmayı gerektirir” diyor.

GİDERLERİNİZ HARCAMA MI, YATIRIM MI?

Gerçekleştirilen bir etkinliğin ölçümlenmesi konusunda pek çok reçete olduğunun ve bunlara doğru kaynaklardan erişilebileceğinin altını çizen Hakan Türkkuşu, “işin doğrusu; genel kabul gören ve raporda yer alması gereken bilgilerin bir araya getirilmesinde baş rolü, etkinlik yönetimi şirketi ile o etkinliğin sahibi konumunda olan marka yöneticilerinin birlikte üstlenmesidir” sözleri ile konuya bir başka boyut daha katıyor.

“Hizmet verilen marka’nın bir fuara katılacağını düşünün. Fuara katılım bedeli ile stand tasarım ve uygulama maliyeti, pek çok kişi için bütçe hakkında fikir edinmek için yeterlidir. Ancak planlama yaparken o markanın yöneticilerine destek olacak part-time görevlilerin temini ve bilgilendirilmesi, ziyaretçilere yapılacak ikram ile görevlilerin beslenme gereksinimleri, sergilenecek ürünlerin nakliyesi ve çalışır hale getirilmesi, sarf malzemelerinin temini ve lojistiği, ürünlerin çalıştırılması için gereken elektrik, su ya da hava gibi gereken diğer hizmetler, basılı malzeme, temizlik, güvenlik ve ziyaretçi takibi gibi konular birer birer ele alındığında bütçenin kayda değer ölçekte arttığı görülür. Yapılacak reklam ve diğer tanıtım faaliyetleri, fuar sonrası için öngörülen indirim kampanyası ve/veya ‘yanında hediye’ anlayışı ile satış destek programlarının da maliyetleri göz önünde bulundurulmalı ve o fuar bütçesi içinde değerlendirilmelidir. Bütün bu bileşenler doğru bir planlama ile bir araya getirildiğinde, ilk aşamada katılım bedeli ve stand maliyetinin toplam bütçe içinde çok daha küçük bir paya sahip olduğu ilk bakışta görülecektir. Söz konusu olan bütçenin bir yatırım olduğu unutulmamalı, yatırımın geri dönüşü de buna göre hesaplanmalıdır. Fuara katılmanın amacı yeni satış fırsatları için doğru kişiler ile temas, bu amaçla göze alınan giderler de yatırım olsun isteniyorsa geri dönüşü de bir değil iki kere ve titizlikle, tekrar tekrar hesaplanmalıdır. Aksi takdirde bu giderler, harcama olmaktan öte geçmeyecektir.” diyor ve giderleri yatırım bütçesi haline getirebilmek için önceki yıllarda ve benzer fuar katılımları sonrasında hazırlanan raporların ve benzer ölçüm çalışmalarının katkısına gerek duyulacağına işaret ediyor.

Şirketlerin harcama-yatırım arasında bıçak sırtı niteliğine sahip etkinlikler söz konusu olduğunda, hizmet alacağı kuruluşu belirlemek için uzun bir referans listesi incelemek ya da şık bir ofisi ziyaret ile kendini sınırlamaması gerektiğinin altını çiziyor. “En doğrusu” diyor Hakan Türkkuşu ve ekliyor, “benzer çalışmalar sonrasında ürettikleri raporları ya da yaptıkları ölçümleri  talep etmek ve konuya ne kadar hakim olduklarını bir de bu açıdan anlamaya çalışmak ve değerlendirmektir.”

ETKİNLİK, BAŞLI BAŞINA BİR MARKA OLABİLİR Mİ?

“Neden olmasın!..”

Her etkinliğin bir ürün olarak görülmesi, özellikle geniş katılıma açık etkinliklerin de zaten kendi içinde bir marka olma hedefi gözetilerek planlanması noktasında ısrar eden Hakan Türkkuşu, “etkinlik bir marka olsun ve kuruluşun gücüne güç katsın isteniyorsa, o etkinlik için kendi ölçüm sistemini oturtulmalı, bir anlamda kendi metre’si belki de kendi kilo’su belirlenmeli” diyor.  Bu ‘metre’ veya ‘kilo’ ile nelerin ölçülebileceği konusunda ise daha radikal bir görüş ortaya atıyor. Kısaca “her şey” diyerek yanıtlıyor ve hizmet verilen marka için artı değer yaratmak adına harcanan her kuruşun ve yapılan her işin bu ‘metre’ ve ‘kilo’ ile ölçümlenmesinin gerektiğini söylüyor.

Günümüz iş dünyasında, çok uluslu şirketlerin pek çoğunun etkinliklerin planlanması ve bütçelerinin optimizasyonu konusunun üst-düzey yöneticilerin sorumluluğuna verildiği gerçeğinin başlı başına bir gösterge olduğunu belirtiyor ve başarı kriterlerinin de sadece ve sadece gerçekleştirilen etkinliklerin ölçümlerine endekslendiğinin altını çiziyor.

TAVUK MU YUMURTADAN, YUMURTA MI TAVUKTAN?

“Mesele elbette bu kadar basit değil, ancak örnekleme açısından değerli” diyor. Rekabetin en yoğun yaşandığı sektörlerden biri olan bilgi teknolojileri alanında şirketlerin düzenlediği etkinliklerin ölçümlenmesi konusunda giderek daha da titizlendiğini hatırlatıyor.

Bu konuda yıllardır hizmet verdiği HP tarafından izlenen yöntemi de örnek gösteriyor ve HP’nin fuar ve etkinlik yönetimi konusu ile ilgilenen ayrı bir pozisyon oluşturacak kadar konuya önem verdiğini keydediyor.

Bir marka etkinlik sonrasındaki bilgi üretimine değer verdiği için mi başarılıdır, yoksa başarılı ve büyük olduğu için mi etkinlik ölçümlemesinin yanı sıra sıcak temasları takip konusunda titizlenir sorusunu da, HP Türkiye Görüntüleme ve Baskı Grubu Ülke Direktörü Arzu İlhan-Babaoğlu ile yaptığı konuşmaya atıfta bulunarak yanıtlıyor. İlhan-Babaoğlu’nun “Eger o aktivite sonucunda önceden belirlenen hedeflere varılırsa, bizim için o aktivite ileride de yatırım yapılacak bir alan olur. Eger sonuç beklenen başarıyı getirmiyorsa, o zaman da nerelerde iyileştirme yapılabilir veya bir daha bu fuara girilmesin, bu seminer yapılmasın gibi sonuçlar çıkarıyoruz” sözlerini tekrarlıyor ve asıl önemli konunun marka ile etkinlik planlama ve yönetimi konusunda hizmet veren tarafın işbirliği konusundaki uyum olduğunu vurguluyor.

Ajansların bu konudaki sorumluluğunun da hizmet verdikleri marka’nın beklentilerine paralel olarak arttığına dikkat çeken Hakan Türkkuşu, “gerçekleştirilen etkinliğin verimliliği için ölçümleme şart, gelecekte de kazanan en titiz ölçümü yapabilenler olacaktır” diyor.

EK BİLGİ: ETKİNLİĞİN ÖLÇÜMÜ, BİR TÜR OTOPSİDİR…

EMT Yönetim Kurulu Başkanı Hakan Türkkuşu, tamamlanan bir etkinlik sonrasında yapılan tüm ölçüm ve değerlendirmeleri, otopsi yapmaya benzetiyor. Bunun ‘kötü bir benzetme’ olduğunu kabul ediyor, ancak “ne olduğunu anlamak için açıp içine bakmak tek çaredir” diyor. Tıbbın geçmişte ve günümüzde insanı anlamak ve hatta keşfetmek için otopsiyi bir yöntem olarak benimsemesinden esinlenilmesi gerektiğini söyleyen Türkkuşu, üzerinde çalıştığımız konuyu daha iyi kavrayabilmemiz için tamamlanmış etkinliklerin her detayını teker teker incelememiz gerekir görüşüne sahip çıkılması gerektiğini belirtiyor.

“Marka’nın yeni bir ürünü için tanıtım toplantısı düzenlendiğini ve bu etkinliğe potansiyel alıcıları bilgilendirecek medyanın davet edildiğini varsayalım. Beklenti; o ürün ile ilgili tüm uzmanlık yayınları ile potansiyel alıcıların tercih ettiği yüksek tirajlı yayınlar ve rating alan tv programları temsil eden bir gazeteci grubunun hazır bulunması yönündedir. Her davet edilenin de katılamayacağını baştan öngörmüşsünüzdür. Ancak o gün gelip de toplantı başladığında katılımın beklentilerden çok uzakta kaldığı gerçeği ile yüzleşmek herkes için üzücü bir durumdur. Katılım konusunda karşılaşılan bu istenmeyen durumun gerekçesi belki davet edilen medyanın o günkü ajandasını incelediğinizde, belki toplantı mekanına erişim zorluğunda, belki toplantı saatinde, belki davetli listesinde, belki de başka bir detayı gözden geçirirken bulunacaktır. Yapılacak otopsi, bir sonraki için bütün bu konuların daha planlama aşamasında ele alınması gerektiğini ortaya koyacaktır. Günü kurtarmak adına mazeret üretmek yerine,  elde edilen bu deneyimin değerli kılınabilmesi için ROO (return on objectives) analizi ile ölçümlenmesinin önemi de, değeri de çok daha büyük olacaktır.”